Documentos que devem ser enviados mensalmente para a contabilidade

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É muito importante manter documentos contábeis em ordem e em dia, afinal são esses papéis que contêm informações que podem afetar a escrituração contábil do seu negócio. Entre eles, notas fiscais, extratos de meios de pagamentos, documentos trabalhistas, documentos de recolhimento de tributos, dentre outros, sendo que alguns deles devem ser encaminhados obrigatoriamente todo mês ao seu contador.

Pois, é através desses documentos que o contador poderá elaborar a folha de pagamento, calcular os impostos a serem recolhidos, garantir a entrega das obrigações acessórias (DES, RAIS, DCTF, Sped Contábil, DMED, ECD, EFD, DEFIS), além de elaborar os livros contábeis.

Documentos trabalhistas

O Departamento de Pessoal tem o objetivo de analisar assuntos burocráticos sobre os funcionários de uma empresa, ou seja, o DP é um setor que cuida das funções relevantes para o funcionamento operacional das atividades. Sendo assim, para uma boa relação entre empregador e empregado é necessário a organização da documentação deste vínculo. Desta forma, os documentos encaminhados a este setor são os ligados à relação trabalhista.

Para a elaboração da folha de pagamento:

Para que o DP possa conseguir elaborar a folha de pagamento corretamente, colocando os devidos descontos e acréscimos é importante encaminhar a seguinte documentação:

– Atestados Médicos;

– Dados para lançar na folha de pagamento;

– Faltas;

– Hora extras;

– Caso tenha algum autônomo enviar os documentos.

Outro fator importante é que para se organizar é necessário encaminhar os documentos assinados pelos colaboradores como:

– Salários;

– Pró-labore;

– Férias;

– Vale Transporte;

– Vale Refeição;

– Comprovantes dos recolhimentos de impostos tais como INSS, FGTS, IRRF.

Documentos relacionados à contratação e documentação do empregado também devem ser encaminhados à contabilidade.

Documentos Fiscais

Existem vários tipos e modelos de documentos fiscais no Brasil. Desta forma, para que uma empresa possa se organizar junto ao fisco é necessário encaminhar documentações, cujo intuito é registrar uma transação de compra e venda de produtos e/ou serviços entre uma empresa e uma pessoa física ou entre companhias. Os documentos principais, são:

– Notas fiscais recebidas que não sejam eletrônicas;

– Conhecimento de transporte;

– Comprovante de pagamento dos impostos como ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ ou DAS;

– Arquivos Eletrônicos:  Nota Fiscal do Estado (paulista, gaúcha, etc.), Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.

É importante encaminhar a documentação corretamente para que a contabilidade possa realizar seu trabalho. Afinal, descumprir com as obrigações pode levar à sonegação fiscal.

Outros documentos para a contabilidade do negócio

Os seguintes documentos também devem ser enviados à contabilidade, pois são imprescindíveis para o cumprimento das obrigações da empresa perante o Fisco. São eles:

– Recibo de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;

– Extratos bancários;

– Extrato de aplicação financeira;

– Extrato de cartão de crédito;

– Contratos de serviços: seguros, financiamentos, leasing, locação;

– Comprovantes de despesas diversas que não possuem notas fiscais de material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios, entre outros;

– Boletos diversos;

– Comprovante de aquisição de bens;

– Demais comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários.

Vale destacar que é e essencial conferir com sua contabilidade quais documentos você deve encaminhar, afinal, cada empresa se enquadra em uma situação, sendo mencionados aqui um geral de alguns documentos.

Fonte: Jornal Contábil

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